Event-Marketing

Beispiellose Brancheninformationen und Arbeitsblätter sowie sieben Geheimtipps für Events, die alle Erwartungen übertreffen – die perfekte Grundlage für effektive Event-Marketing-Strategien.

Was ist Event-Marketing?

Event-Marketing beschreibt die Entwicklung einer thematisch ausgerichteten Ausstellung, eines Displays oder einer Präsentation, um für ein Produkt, einen Service, eine Sache oder eine Organisation zu werben. Die Interaktion erfolgt dabei auf direkter, persönlicher Ebene. Events können online oder offline stattfinden; man kann als Teilnehmer, Gastgeber oder Sponsor auftreten. Die Werbung für diese Aktivitäten kann über verschiedene Inbound- und Outbound-Marketing-Techniken erfolgen.

Warum ist Event-Marketing wichtig?

Auf dem Markt von heute ist der Käufer König: Marketer müssen jede Gelegenheit nutzen, um Beziehungen und Wohlwollen aufzubauen und sich das Vertrauen potenzieller Käufer und Kunden zu verdienen. Moderne Verbraucher wollen mehr als nur Verkaufsargumente, wenn sie Lösungen bewerten oder Kaufentscheidungen treffen. Veranstaltungen bieten ihnen eine einzigartige Gelegenheit, mit Marken zu interagieren, um den Fokus, die Perspektive und Persönlichkeit eines Unternehmens aus erster Hand kennenzulernen. Event-Marketing muss ein integraler Bestandteil der Nachfragegenerierung sein. Eine strategische Mischung aus Offline- und Online-Events ist entscheidend für das Geschäftsergebnis jedes Unternehmens.

„Im Business-School-Sektor ist der Wettbewerb enorm. Marketo bietet uns die Tools, die wir brauchen, um ein nahtloses, ansprechendes und interaktives Erlebnis für potenzielle Studierende bereitzustellen. Mit einer einheitlichen Sicht auf alle unsere Aktivitäten können wir jetzt ermitteln, welche Kampagnen und Kanäle die meisten Bewerbungen und Einschreibungen generieren. Mit Marketo stehen unsere Weichen auf Erfolg.“

– Patsy Torres, Senior Assistant Director of Graduate Admissions, George Washington University

Die Wirkung von Event-Marketing

Events müssen unvergesslich sein, um die gewünschte Wirkung zu erzielen. Diese hängt natürlich von euren Zielen ab, doch die meisten Unternehmen wünschen sich Veranstaltungen, die mehr sind als eine inszenierte Werbung für ihre Marke. Gut organisierte Events können einen bleibenden und wirkungsvollen Eindruck von allen Leistungen hinterlassen, die euer Unternehmen bieten kann. Wenn Besucher bei einem Event mit eurer Firma, eurem Produkt oder Service interagieren und diese erleben können, knüpft ihr Kontakte zu potenziellen Käufern.

„Nicht alle Events sind gleich. Unternehmen müssen Live-Veranstaltungen als Erweiterung ihrer Markenwerbung und ihres Content-Marketings sehen und Events gestalten, die wirklich faszinieren. Für mich bedeutet das, über das Kundenerlebnis nachzudenken, das man WIRKLICH vermitteln will. Ein statischer Messestand in Standardgröße dürfte diesen Bedarf nicht erfüllen!“

– Craig Hanna, EVP North America, Econsultancy, @Cragster

„Marketo Engage hat verstanden, was genau wir erreichen wollten, von Lead-Generierung über Marketing-Automatisierung bis hin zur Rationalisierung unserer Event-Prozesse.“

– Andrew Devlin, Communications Specialist, Brinker Capital

Der IDC Tech Marketing Benchmarks Study von 2012 zufolge repräsentiert Event-Marketing durchschnittlich ein Fünftel des Marketing-Budgets, also einen recht hohen Anteil.

Vier Gründe für Event-Marketing

Unternehmen entscheiden sich aus verschiedenen Gründen für Event-Marketing. Eine kleine Firma wünscht sich vielleicht die Publicity, die ein Live-Webinar liefern kann, während ein Großkonzern möglicherweise die direkten Interaktionen braucht, die eine Messe bietet. Werft einen Blick auf das Diagramm aus dem Bericht „State of Event Marketing“ von BtoB Magazine, um die Hauptziele für die Teilnahme an Veranstaltungen zu sehen.

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1.  Branding und Wahrnehmung

Mit der Teilnahme an Veranstaltungen wollen die meisten Unternehmen vor allem ihre Marke etablieren und weiter aufbauen. Event-Marketing ermöglicht es Firmen, ihre Identität direkt zu kultivieren und zum Ausdruck zu bringen. Events bieten das perfekte Forum, um Ideen, Gedanken und euren Namen genau so zu vermitteln und zu präsentieren, wie ihr wollt.

„Nicht vergessen: An Branchenveranstaltungen nehmen normalerweise auch Medienvertreter teil. Der Veranstalter kann oft eine Liste von Journalisten und Redakteuren bereitstellen, die bei dem Event vertreten sein werden. Es empfiehlt sich, Medienvertreter im Voraus zu kontaktieren und ein Treffen zu vereinbaren. […] Das kann oft zu einem Feature-Artikel über das Unternehmen führen, der die Telefone im Vertrieb zum Klingeln bringt.“

– Ken Gaebler, CEO, Walker Sands, @WalkerSands

2.  Leads generieren

Ein weiterer wichtiger Geschäftsgrund für die Teilnahme an einem Event ist das Generieren von Leads. Und dafür gibt es kaum eine bessere Gelegenheit als eine Veranstaltung, bei der die Zielgruppe anwesend ist. Das richtige Event ermöglicht eurem Unternehmen Interaktionen mit einer Gruppe potenzieller Kunden, die bereits daran interessiert sind, wer ihr seid und was ihr tut.

„In unserer von Social Media dominierten Zeit können Inhalte, die persönlich vermittelt werden, die Online-Beziehung mit potenziellen Kunden erheblich bereichern. Unternehmen sollten die Twitter-Hashtags regelmäßig verwenden und das Social-Media-Marketing für die Veranstaltung auf Facebook im Auge behalten, damit sie die Beiträge kommentieren können und schon im Vorfeld für andere Teilnehmer sichtbar werden.“

– Andrea Vahl, Mitverfasserin von „Facebook Marketing All-in-One for Dummies“, AndreaVahl.com, @AndreaVahl

3.  Kundeninteraktion und Upselling

Events bieten ein beispielloses Maß an Kundeninteraktionen und Chancen für positive persönliche Kontakte, die Loyalität aufbauen. Außerdem weiß jeder Marketer, dass Unternehmen den größten ROI aus ihren Marketing-Ausgaben erzielen, wenn sie existierende Kunden binden und das Geschäft mit diesen weiter ausbauen. Die Herausforderung besteht darin, trotz aller Ablenkungen des Geschäftsalltags die Aufmerksamkeit von Kunden zu wecken. Events bieten die perfekte Gelegenheit für Upselling an bestehende Kunden: Ihr könnt ihnen Produkte und Services vorstellen, die sie vielleicht noch nicht kennen – oder nicht wissen, dass sie ihren Bedarf erfüllen.

„Es ist leicht, immer wieder an derselben Art von Veranstaltung teilzunehmen. Wer über den eigenen Tellerrand blickt, kann seine bestehende Zielgruppe leichter inspirieren und auf neue, erfrischende Weise Beziehungen pflegen. Außerdem eröffnet sich so häufig die Chance, neue Besucher, Teilnehmer und Fans anzuziehen.“

– Pam Moore, CEO und Gründerin, Marketing Nutz, @PamMktgNut

4.  Informationsvermittlung

Die meisten Menschen nehmen an Events teil, um Kontakte zu knüpfen und dazuzulernen. Beide Aspekte haben enorme Anziehungskraft. Völlig unabhängig von der Art des Events ist es wichtig, Kenntnisse zu vermitteln, die das Publikum schätzt – und die euer Unternehmen von anderen abheben.

Typische Arten von Event-Marketing

Events gibt es in vielerlei Varianten und können – online oder offline – an zahllosen Veranstaltungsorten stattfinden. Nachstehend einige häufige Arten von Events, an denen ihr teilnehmen könnt.

  • Online-Events. Online-Events verbinden Moderatoren und Teilnehmer über eine webbasierte Schnittstelle. Online-Events sind beispielsweise Webinare, virtuelle Veranstaltungen und Live-Streaming-Events. Online-Events sind häufig weniger kostspielig als Präsenzveranstaltungen und bieten die Möglichkeit, eine geografisch verstreute Zielgruppe problemlos zu erreichen.

  • Webinare. Webinare sind Präsentationen, Diskussionen oder Workshops, die online stattfinden. Sie können in Echtzeit oder auf Abruf bereitgestellt werden und dauern normalerweise 30–60 Minuten. Echtzeit-Webinare ermöglichen Interaktionen zwischen Teilnehmern und bieten die Chance, Informationen zu einem Thema zu erhalten und zu diskutieren, das über webbasierte Konferenz-Tools präsentiert wird. Echtzeit-Webinare können auf vielerlei Ebenen interaktiv ablaufen und gestatten Teilnehmern, den Moderatoren direkt Fragen zu stellen.

  • Virtuelle Veranstaltungen. Virtuelle Veranstaltungen bieten Personen an verschiedenen Standorten die Möglichkeit, an einem virtuellen Event teilzunehmen, das die Atmosphäre eines Offline-Events ausstrahlt und Informationen, Networking und interaktive Funktionen bietet. Teilnehmer besuchen einen virtuellen Messestand, an dem sie Informationsmaterial abholen, Mitarbeiter treffen, Fragen stellen und sogar ein paar virtuelle Geschenke ergattern können. Diese Programme finden normalerweise für alle Teilnehmer in Echtzeit statt.

  • Live-Streaming-Events. Dies sind Live-Veranstaltungen, die an eure Zuschauer gestreamt werden. Sie können mit einer einfachen Webcam durchgeführt werden, für bessere Sendequalität könnt ihr aber auch ein komplettes Produktionsteam einstellen.  Programme wie Livestream und Ustream sowie neue Optionen wie Google+ Hangouts bieten einen Live-Service, über den ihr streamen, aufzeichnen und per Chat und Social-Media-Funktionen mit eurer Zielgruppe interagieren könnt.

  • Präsenzveranstaltungen. Offline-Events erfordern Präsenz und persönliche Interaktionen. Zwar sind sie oft kostspieliger als virtuelle Veranstaltungen, sie ermöglichen jedoch den Aufbau direkter, persönlicher Beziehungen. Die Wirkung eines Händedrucks oder persönlichen Gesprächs auf Interessenten oder Kunden sollte nicht unterschätzt werden.

  • Fachmessen. Fachmessen sind eine Zusammenkunft von Vertretern einer individuellen Branche oder Berufsgruppe in einem Forum, das normalerweise zahlreiche Unternehmen auf einem spezifischen Markt anzieht. Unternehmen können Fachmessen sponsern oder daran teilnehmen, um ein Produkt vorzustellen oder einfach Kontakte zu knüpfen und ihre Marktpräsenz zu stärken. 

  • Konferenzen. Konferenzen sind häufig unternehmensspezifische Marketing-Veranstaltungen wie beispielsweise User-Symposien: Sie dienen der Informationsvermittlung. Diese Events sind oft größer und werden von Unternehmen zu Schulungs- und Informationszwecken veranstaltet. 

  • Seminare. Der Begriff Seminar bezeichnet normalerweise kleinere Meetings, Roadshows oder Informationsveranstaltungen vor Ort. Manchmal sind Seminare wie Vorlesungen strukturiert, bei denen ein Experte Informationen in einem traditionellen, eher förmlichen Stil an die Teilnehmer vermittelt. Andere präsentieren sich als Roadshows, bei denen Marketer die Botschaft ihres Unternehmens der Öffentlichkeit, Mitarbeitern oder Partnern vorstellen.

  • Veranstaltungen mit Frühstück, Mittag- oder Abendessen. Dies sind normalerweise kleinere, stärker zielgruppenspezifisch orientierte Veranstaltungen. Sie können sich sowohl an Kunden als auch an potenzielle Käufer richten. Diese Veranstaltungen finden mit acht bis zehn Personen oft in einem kleinen und familiären Rahmen statt, können aber auch größer sein und 50 und mehr Teilnehmer umfassen. Kleinere Veranstaltungen finden meist auf hoher Ebene statt und bieten Führungskräften ein privates Umfeld, um Kontakte zu pflegen. Größere Veranstaltungen dieser Art können auch Experten-Präsentationen zu aktuellen Themen umfassen.

Sieben Geheimtipps für Events, die alle Erwartungen übertreffen

Da Veranstaltungen im Marketing-Mix eine so wichtige Rolle spielen, sollte man sich über jedes Detail Gedanken machen. Mit diesen sieben Geheimtipps könnt ihr sicherstellen, dass eure Events die Erwartungen stets übertreffen.

1.  Setzt im Voraus realistische und spezifische Ziele.

Der ROI ist kein Aspekt, den man erst nach der Veranstaltung berücksichtigt. Plant von Anfang an für den ROI und messt ihn auch nach dem Event weiter.  Eure Ziele sollten sich nicht auf Anmeldungen und Teilnehmerzahlen beschränken. Die besten Ziele umfassen die Wirkung auf Pipeline und Umsatz.

Erstellt im Voraus ein Modell, das die Anfälligkeiten des Event-ROI basierend auf verschiedenen Kennzahlen ermittelt. Wenn ihr zum Beispiel eine Veranstaltung durchführt, die zwar gut besucht ist, aber von den falschen Leuten, steigert ihr eure Kosten, aber nicht den Umsatz. Euer Modell zeigt vielleicht, dass der Anteil qualifizierter Teilnehmer ein starker Erfolgsindikator ist (diese Abhängigkeit ist möglicherweise nur für Präsenzveranstaltungen relevant, da virtuelle Events weniger kostspielig sind).

Das Modell sollte auch dazu dienen, potenzielle Szenarien, wie Best Case, Worst Case und Risiko, zu analysieren. Wenn ihr euch auf all diese Fälle vorbereitet, könnt ihr Risiken schon im Vorfeld proaktiv ermitteln und managen. Die besten Event-Marketing-Programme umfassen von Anfang an bewusste Strategien zur Ergebnismessung. Das bedeutet im Klartext: Ihr solltet schon in der ersten Planungsphase festlegen, was ihr wann und wie messen wollt, sodass ihr einen Maßstab habt, mit dem ihr arbeiten könnt.

2.  Gestaltet eine überzeugende Thematik und seid kreativ.

Ob virtuelle oder Präsenzveranstaltung, ein zusammenhängendes Look-and-Feel sorgt für ein nahtloses Markenerlebnis.  Selbst bei einem virtuellen Event müsst ihr darüber nachdenken, wie euer Stand aussieht, wie ihr eure Marketing-Materialien präsentiert und welche Art von Gewinnspielen ihr vielleicht einfügen wollt.  Machbare Ideen lassen sich am besten in einem Team-Brainstorming entwickeln. Und vergesst nicht, auch über alle potenziellen Faktoren wie Uniformen für die Mitarbeiter am Stand, Werbematerialien, Geschenke und andere Marketing-Materialien nachzudenken.

Es reicht nicht aus, bei einem Event nur präsent zu sein. Wie kann man in einem Meer von Anbietern den eigenen Stand herausstechen lassen? Ihr braucht eine Präsenz, die Teilnehmer zum Innehalten anregt, nicht zum Weitergehen. Zieht Spiele und interaktive Tools in Erwägung, um das Interesse zu wecken.  Coole Geschenke sind ebenfalls ein großartiger Anreiz für Besucher.

3.  Baut mehrere Touchpoints in eure Werbung ein.

Wenn ihr viel Zeit und Energie in die Planung eines Events steckt, muss auch die Werbung dafür stimmen. Um die höchstmögliche Anzahl von Anmeldungen zu generieren, braucht ihr eine Mischung aus E-Mail, Social, Öffentlichkeitsarbeit und anderen Arten bezahlter Werbung, um das Maximum aus eurer Investition herauszuholen. Durch frühzeitige und häufige Kommunikation mit eurer Zielgruppe vor dem Event erzielt ihr mehr Beteiligung, denn eure Veranstaltung bleibt den Teilnehmern stets in frischer Erinnerung.

Die richtige Anzahl von Werbe-E-Mails für ein Event hängt stark von der Art der Veranstaltung ab. Für eine größere Fachmesse solltet ihr eine Reihe von Werbe-E-Mails versenden: Beginnt etwa einen Monat vor der Veranstaltung und sendet das Material im Abstand von etwa einer Woche, damit die Adressaten Zeit haben, angemessen zu planen. Hier ein Beispiel für einen Werbeplan mit verschiedenen Touchpoints:

4.  Segmentiert eure Werbung, um die richtige Zielgruppe zu erreichen.

Unabhängig vom jeweiligen Werbematerial ist die Segmentierung entscheidend, um die richtigen Teilnehmer für eure Veranstaltung zu gewinnen. Achtet dabei unbedingt auch auf die Datenqualität, damit die Listen in Zukunft wiederverwendet werden können. Konzentriert euch bei der Segmentierung auf demografische Daten wie:

  • Position/Tätigkeit
  • Unternehmen
  • Branche
  • Standort

„Die am häufigsten übersehene Strategie bei der Segmentierung von Werbemaßnahmen ist die Erprobung von Marketing-Botschaften. Vor der Lancierung der Kampagne sollten verschiedene Botschaften getestet werden. Reagiert die Zielgruppe besser auf Botschaften über Geschenke, Informationsveranstaltungen oder Produkttests?  Das weiß man erst, wenn man testet.“

– Teri Ross, Digital Marketing Strategist, yourCMTO, @yourCMTO

5.  Berücksichtigt Social Media in der Event-Planung.

Social-Media-Aktivitäten vor, während und nach der Veranstaltung sind entscheidend für den Erfolg. Da Events in Echtzeit stattfinden, nutzen Teilnehmer soziale Medien häufig, um mit anderen Teilnehmern in einer Live-Umgebung zu kommunizieren. Hier einige Kanäle, über die ihr Teilnehmer ansprechen könnt:

  • Twitter: Twitter ist ein einflussreiches Tool, nicht nur, um für Events zu werben, sondern auch, um mit Teilnehmern in Echtzeit zu interagieren und Kontakte zu knüpfen. Ihr braucht einen Hashtag, müsst einen Tweet-Zeitplan aufstellen, Twitter-Listen zusammenstellen und daran denken, live zu twittern.
  • Facebook: Da Facebook stark visuell ausgerichtet ist, ist die Plattform ideal, um Events mit auffälligem Bildmaterial zu bewerben. Beginnt eure Posts zwei bis drei Wochen vor einem Event und verwendet eine Mischung aus eigenem Bildmaterial, Memes und Fotos von der Veranstaltung, um Teilnehmer anzuziehen.
  • Google+: Die Events-Funktion von Google+ bietet die Möglichkeit, maßgeschneiderte Einladungen zu versenden, und synchronisiert den Google Kalender, wenn ein Nutzer zusagt. Mit Google Hangouts könnt ihr Influencer, Interessenten, Kunden und andere Teilnehmer an einem Ort versammeln und die Höhepunkte des Events besprechen.
  • LinkedIn: Verwendet LinkedIn, um für eure Anmeldeseite zu werben; in LinkedIn-Gruppen könnt ihr noch mehr Zugkraft aufbauen.
  • Foursquare: Nutzt Foursquare bei einem Event, um Traffic zu einem tatsächlichen Standort zu lenken, und Gamification, um noch mehr Interesse zu wecken.

6.  Seid die ersten, die sich im Anschluss mit Teilnehmern und Nichtteilnehmern in Verbindung setzen.

Ein angemessenes Follow-up nach der Veranstaltung hebt euch von der Konkurrenz ab. Außerdem bleibt ihr möglichen Interessenten so besser in Erinnerung. Plant eure Follow-up-Strategie immer schon vor Beginn der Veranstaltung: Follow-up-E-Mails sollten verfasst und gestaltet, Angebote beschlossen und andere Kontakte geplant werden.

Hier einige Schritte, die ihr bei der Planung eurer Follow-up-Kampagnen berücksichtigen solltet:

  • Lead-Liste und Qualifizierung: Eine Lead-Liste ist ein unerlässlicher Aspekt jedes Events. Listen sollten entweder direkt nach einer Messe oder jeden Abend nach Schließen der Messehalle erstellt werden.
  • Follow-up-E-Mails: Alle Follow-up-E-Mails sollten vor der Veranstaltung geschrieben werden. Event-Synopsen, Sitzungsbeschreibungen und Blogposts helfen euch, die E-Mail-Botschaft zu gestalten.
  • Lead-Nurturing und Lead-Scoring: Lead-Nurturing und Lead-Scoring sind entscheidend für eine umfassende Lead-Management-Strategie. Pflegt die Kontakte zu Teilnehmern durch Lead-Nurturing und nehmt nach Veranstaltungen eine angemessene Bewertung neuer Leads vor.

7.  Konzentriert euch bei der Messung auf den ROI-Nachweis.

Bei der Messung des ROI geht jedes Unternehmen anders vor – der Entwicklungsgrad von Analysen und die verfolgten Faktoren unterscheiden sich erheblich. Doch wo fängt man an? Nachstehend drei verschiedene Beurteilungsebenen.

Gut: Grundlegende Messung der Statusentwicklung: Durch Messung der Statusentwicklung von Teilnehmern könnt ihr Metriken wie „eingeladen“, „angemeldet“, „teilgenommen“ und „nicht erschienen“ feststellen. Zumindest diese grundlegenden Kenngrößen solltet ihr auf jeden Fall messen.

Besser: Leads nach Kategorie: Neben der grundlegenden Statusentwicklung solltet ihr Leads nach ihrer Position in eurem Ertragszyklus und ihrer Kategorie bewerten. Mit anderen Worten: Wie attraktiv sind diese Teilnehmer für euch? Die nachstehende Tabelle zeigt, dass eine der letzten Marketo-Roadshows 1433 Teilnehmer anzog. Davon wurden 669 Personen als profilkonforme Interessenten beurteilt, für die sich eine Pipeline-Entwicklung lohnte, 32 waren aktuelle Leads, 130 aktuelle Opportunities und 408 aktuelle Kunden. Der ROI für die Veranstaltung unterscheidet sich für jede dieser Kategorien: Pipeline-Entwicklung, Deal-Beschleunigung und Upselling/Kundenbindung.

Am besten: Pipeline-Messungen : Die Teilnehmer einer Veranstaltung sollten idealerweise danach beurteilt werden, wie viele Opportunities geschaffen wurden, wie viel Pipeline, wie viele Deals geschlossen/gewonnen wurden und für wie viele Abschlüsse sowie die Kosten pro Opportunity (CPO). Der Veranstaltung sollte nur Pipeline gutgeschrieben werden, wenn die Opportunities nach der Teilnahme erzeugt wurden. Abschlüsse zählen nur, wenn der Deal nach der Teilnahme erfolgte. Und der definitive Erfolgsmaßstab für Event-Marketing ist das Verhältnis von Pipeline zu Investition – wie viel Pipeline kann der Veranstaltung zugewiesen werden, geteilt durch eure Investition in die Veranstaltung.

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Fünf Fehler beim Event-Marketing und wie man sie umgeht

Veranstaltungen umfassen zahlreiche Details, die berücksichtigt sein wollen. Dem begegnet man am besten mit möglichst viel Vorbereitung. Dennoch können bei der Planung oder Durchführung eines Events leicht Fehler unterlaufen. Nachstehend einige der häufigsten Pannen, die man vermeiden sollte, und ein paar Tipps für die bestmögliche Vorbereitung:

1. Blindflug

Planen, planen, planen – und dann noch mehr planen! Nur so gelingt‘s. Legt die Erwartungen für das Event fest, einschließlich Personalschulung, Überprüfung des Messaging und Recherchen zu den Ausstellern, und zwar vor Beginn der Veranstaltung. Details zählen. Events sind eine große Investition: Jeder muss voll dabei sein und schon im Voraus alle Einzelheiten kennen.

„Macht einen Plan, einen Plan B und einen zusätzlichen Notfallplan. Legt fest, wer auf die Schnelle welche Art von Entscheidungen treffen kann, und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auch mit Plan B vertraut sind. Und außer Handys solltet ihr auch Walkie-Talkies dabei haben. Bei Veranstaltungen kann das Mobilfunknetz schnell zusammenbrechen, und ihr braucht Backup.“

– Katrina Klier, Katrinaklier.com, @katrinaklier

2. Nicht wissen, wie viel Personal ihr braucht

Hattet ihr auf einer Fachmesse jemals das Gefühl, dass mehr Mitarbeiter als Besucher da waren? Nichts macht einen schlechteren Eindruck als Standpersonal, das untätig herumsteht. Das senkt nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch den Raum, der euch für Gespräche mit Interessenten zur Verfügung steht. Und es macht sich einfach nicht gut. Andererseits müsst ihr dafür sorgen, dass ihr genügend Leute zur Verfügung habt, die eure Firma wirksam vertreten und mit Teilnehmern sprechen können.

3. Relevante Gespräche vergessen

Dies ist sehr problematisch, weil bei Veranstaltungen so viel los ist. Wie kann man sich an alles erinnern, was bei einer guten Unterhaltung mit einem vielversprechenden Interessenten gesagt wurde? Stellt sicher, dass eure Teammitglieder die Hauptpunkte jedes Gesprächs protokollieren. Das kann auf der Rückseite einer Visitenkarte geschehen, auf einem Blatt Papier, das ihr an die Visitenkarte heftet, und viele iPad-Scanner bieten inzwischen die Möglichkeit, Gespräche direkt in der App zu speichern. Dies erleichtert es, Notizen in euer CRM-System einzugeben. Zielgenaues Follow-up auf der Grundlage des Gesprächs ist so ganz einfach möglich.

4. Fristen verpassen

Wir alle wissen, dass Fachmessen teuer sind. Die Kosten von verpassten Rabattfristen rächen sich dort, wo es am meisten wehtut – im Geldbeutel. Viele Veranstaltungen haben Frühbucherangebote für Anmeldung, Transport, Hotels, AV-Technik und vieles mehr. Wenn ihr zögert, zahlt ihr unter Umständen den doppelten Preis. Plant also frühzeitig und behaltet die Fristen im Auge.

5. Sich nicht von der Masse abheben

Es ist egal, wie fabelhaft euer Stand aussieht – wenn er die Leute nicht anzieht, werdet ihr nächstes Jahr wahrscheinlich nicht wieder an der Messe teilnehmen. Was habt ihr getan, um für eure Präsenz bei dem Event zu werben? Wie könnt ihr Interesse und Begeisterung wecken? Social Media, kleine Geschenke, Spiele oder Wettbewerbe sind einige gute Möglichkeiten. Nicht vergessen: Andere Aussteller und Sponsoren auf der Veranstaltung werben um dieselbe Zielgruppe. Gebt dieser Zielgruppe einen Grund, nach euch Ausschau zu halten.

„Plant interessante (aber nicht aufdringliche) Möglichkeiten, Besucher an euren Stand zu locken, die über das Einsammeln von Visitenkarten hinausgehen. Wie wäre es mit Keksebacken im Mini-Ofen? Der Duft allein wird die Leute anziehen. Ich habe Fotoautomaten und andere witzige Angebote gesehen, die Besucher neugierig machen und innehalten lassen.“

– Lisa Gerber, Inhaberin und Gründerin, Big Leap Creative Integrated Communications, @lisagerber

Die Liste der Dinge, die man bei der Planung einer Präsenzveranstaltung im Auge behalten muss, ist schier endlos. Hier eine übersichtliche Vorlage für den Anfang.

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